Mulakan dengan tatacara jabatan.
Panduan ini memfokuskan urusan aset alih di bawah AM 2, dengan kenderaan jabatan sebagai contoh. WP 4.1 dan WP 4.2 pula menjadi rujukan berkaitan urusan penggunaan serta kemalangan kenderaan.
KEWPA dicadangkan sebagai sokongan penyediaan dan semakan rekod. AM 1.1 perenggan 9 menetapkan penggunaan sistem aset/stor yang dibangunkan oleh Perbendaharaan bagi kementerian dan jabatan Persekutuan. Borang yang diwajibkan dicetak perlu ditandatangani. Cadangan ini tidak menggantikan kewajipan tersebut. Fungsi sebenar perlu disahkan sebelum pelaksanaan.
Tiada topik yang sepadan. Cuba kata lain atau kosongkan carian.
URUSAN ASET / 01
Penerimaan aset
Semakan bermula apabila kenderaan diterima. Dokumen pesanan, butiran kenderaan dan hasil pemeriksaan perlu dapat dirujuk bersama.
Perkara untuk dibincangkan
- Butiran pesanan dan dokumen serahan
- Keadaan kenderaan semasa diterima
- Catatan ketidakpadanan atau kerosakan
- Pegawai yang membuat semakan
Cadangan sokongan KEWPA
Kumpulkan dokumen serahan dan catatan penerimaan mengikut kenderaan. Bezakan rekod yang lengkap dengan perkara yang masih perlu disemak.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Kenderaan baharu tiba di jabatan. Pegawai boleh menyusun dokumen serahan dan catatan pemeriksaan dalam rekod penerimaan yang sama.
URUSAN ASET / 02
Pendaftaran aset
Daftar aset menjadi rujukan kepada urusan yang berlaku sepanjang tempoh kenderaan berada dalam jagaan jabatan. Untuk kenderaan, butiran enjin, casis dan nombor pendaftaran membantu mengenal pasti aset dengan tepat.
Perkara untuk dibincangkan
- Identiti dan butiran kenderaan
- Maklumat perolehan dan dokumen sokongan
- Nombor daftar serta pengenalan aset
- Penempatan dan pegawai bertanggungjawab
Cadangan sokongan KEWPA
Sediakan butiran kenderaan, nombor enjin, casis, kos perolehan dan pegawai penjaga untuk semakan sebelum rekod rasmi dikemas kini.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Apabila satu kenderaan didaftarkan, rekod penerimaan, penempatan dan dokumen perolehannya boleh disusun supaya mudah dicari semula.
Skop daftar. Bezakan kenderaan milik jabatan dengan kenderaan sewaan. Tentukan penandaan aset, rekod komponen dan penjaga mengikut skop daftar yang berkenaan.
URUSAN ASET / 03
Penggunaan, simpanan & pinjaman
Rekod aset perlu membantu jabatan mengetahui siapa yang menggunakan atau menjaga kenderaan dan di mana ia ditempatkan.
Perkara untuk dibincangkan
- Penempatan dan pegawai penjaga
- Permohonan penggunaan atau pinjaman
- Serahan, pergerakan dan pemulangan
- Laporan kerosakan daripada pengguna
Cadangan sokongan KEWPA
Susun permohonan pinjaman, serahan, pemulangan dan aduan kerosakan. Kaitkan setiap urusan dengan aset dan pegawai yang berkenaan.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Kenderaan dipinjamkan untuk urusan jabatan. Maklumat penyerahan, penerima dan pemulangan boleh dirujuk bersama rekod aset.
Nota versi. KEW.PA-9 termasuk dalam borang yang dipinda pada Disember 2025. Baca bersama pindaan rasmi Disember 2025.
Pergerakan keluar. Pelepasan ke bengkel dan pemulangan perlu dapat dijejak. Buku log perjalanan di bawah WP 4.1 ialah rekod berasingan daripada borang KEW.PA.
URUSAN ASET / 04
Pemeriksaan aset
Pemeriksaan menghubungkan keadaan sebenar aset dengan maklumat yang ada dalam daftar. Catatan pemeriksa perlu membawa kepada tindakan susulan yang jelas.
Perkara untuk dibincangkan
- Identiti dan lokasi fizikal aset
- Keadaan aset semasa diperiksa
- Perbezaan antara daftar dan pemeriksaan
- Pegawai pemeriksa serta tindakan susulan
Cadangan sokongan KEWPA
Sediakan senarai aset untuk pemeriksa, catatan keadaan dan tindakan susulan. Bezakan catatan pemeriksaan dengan pengesahan yang masih diperlukan.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Pemeriksa menemui kenderaan yang berada di lokasi berbeza daripada daftar. Catatan itu boleh digunakan untuk menyelaras pengesahan dan kemas kini rekod.
Nota versi. KEW.PA-11 termasuk dalam borang yang dipinda pada Disember 2025. Baca bersama pindaan rasmi Disember 2025.
URUSAN ASET / 05
Penyelenggaraan kenderaan
Jadual servis, laporan kerosakan dan sejarah kerja perlu boleh dirujuk mengikut aset. Maklumat ini juga berguna apabila keadaan kenderaan dinilai kemudian.
Perkara untuk dibincangkan
- Jenis dan jadual penyelenggaraan
- Laporan kerosakan dan arahan kerja
- Kerja yang dibuat serta dokumen bengkel
- Kos, tarikh dan hasil penyelenggaraan
Cadangan sokongan KEWPA
Susun jadual berdasarkan tempoh atau jarak. Simpan rujukan kerja, bengkel, dokumen pesanan dan kos bersama rekod kenderaan.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Rekod servis sebuah van boleh disusun bersama butiran kerja, kos dan dokumen bengkel tanpa mengasingkannya daripada identiti aset.
URUSAN ASET / 06
Pindahan aset
Pindahan melibatkan jabatan atau pihak yang menyerah dan menerima aset. Perubahan jagaan perlu disokong oleh rekod urusan tersebut.
Perkara untuk dibincangkan
- Aset yang hendak dipindahkan
- Pihak menyerah dan pihak menerima
- Permohonan, kelulusan dan dokumen serahan
- Kemas kini daftar di pihak berkaitan
Cadangan sokongan KEWPA
Himpunkan maklumat pihak menyerah dan menerima, dokumen kelulusan serta pengesahan serahan untuk urusan pindahan.
Borang dan rekod berkaitan
Contoh kenderaan jabatan. Sebuah kenderaan dipindahkan ke jabatan lain. Dokumen serahan dan penerimaan boleh dikaitkan dengan rekod aset untuk rujukan kedua-dua pihak.
Pindahan atau penempatan semula? Bezakan perubahan lokasi dalaman daripada pindahan pemilikan antara PTJ. Semak urusan daftar di pihak menyerah dan pendaftaran semula di pihak penerima.
URUSAN ASET / 07
Pelupusan aset
Pelupusan mempunyai semakan dan dokumen tersendiri. Keadaan aset, cadangan tindakan dan keputusan pihak berkuasa perlu dibezakan dalam rekod.
Perkara untuk dibincangkan
- Maklumat aset dan sebab cadangan pelupusan
- Penilaian serta pemeriksaan yang berkaitan
- Dokumen kelulusan dan kaedah pelupusan
- Bukti pelaksanaan serta kemas kini daftar
Cadangan sokongan KEWPA
Sediakan senarai dokumen untuk semakan, rekod penilaian dan status tindakan. Keputusan serta kaedah pelupusan perlu mengikut pihak berkuasa yang ditetapkan.
Contoh borang tambahan bagi pelupusan
Tiga borang berhuruf ini ditambah melalui pindaan Disember 2025. Borang pelupusan yang lain masih perlu dirujuk mengikut urusan dan kaedah yang berkenaan.
Contoh kenderaan jabatan. Kenderaan yang dicadangkan untuk pelupusan boleh mempunyai satu senarai dokumen dan status tindakan, daripada semakan awal hingga rekod pelaksanaan.
Dokumen teras pelupusan
KEW.PA-21 menggunakan versi pindaan Disember 2025. Kaedah, kuasa melulus dan dokumen sokongan perlu disemak mengikut kes, bukan ditentukan oleh contoh sistem ini.
URUSAN ASET / 08
Kehilangan & hapus kira
Kehilangan aset memerlukan rekod kes dan tindakan susulan. Hapus kira pula melibatkan urusan dan keputusan mengikut tatacara yang berkenaan.
Perkara untuk dibincangkan
- Butiran aset dan maklumat kejadian
- Laporan serta dokumen sokongan
- Siasatan dan tindakan pihak yang ditetapkan
- Keputusan dan kemas kini rekod aset
Cadangan sokongan KEWPA
Kumpulkan dokumen mengikut kes, catat status laporan dan rekod tindakan susulan. Kawalan akses serta peranan pegawai perlu dipersetujui sebelum pelaksanaan.
Contoh kenderaan jabatan. Maklumat kejadian, laporan dan tindakan susulan boleh disusun mengikut kes supaya pegawai yang terlibat merujuk dokumen yang sama.
Dokumen kehilangan dan hapus kira
URUSAN ASET / 09
Dokumen & jejak kelulusan
Rekod yang tersusun perlu menunjukkan dokumen berkaitan, pihak yang menyemak dan status tindakan. Fungsi sistem sahaja tidak menggantikan tanggungjawab pegawai.
Perkara untuk dibincangkan
- Pautan antara dokumen dan aset
- Pegawai yang membuat semakan atau keputusan
- Tarikh serta status setiap tindakan
- Laporan untuk rujukan jabatan
Cadangan sokongan KEWPA
Tunjukkan rekod yang masih memerlukan dokumen, semakan atau keputusan. Susun rujukan untuk laporan tanpa menandakan urusan belum selesai sebagai lengkap.
Peranan dan akses. AM 1.1 perenggan 9.3 memperuntukkan penetapan tugas serta akses oleh Ketua Jabatan. Peranan dalam cadangan sistem sokongan perlu diselaraskan dengan tanggungjawab yang ditetapkan.
Contoh kenderaan jabatan. Pegawai boleh menyemak urusan yang masih menunggu dokumen, pemeriksaan atau keputusan tanpa menganggap tindakan itu telah selesai.
Laporan dan pengesahan berkala
Tadbir urus. Lantikan, kelayakan, kebebasan pemeriksa dan akses perlu disahkan oleh jabatan. Susun versi borang, bukti tandatangan, tarikh tindakan serta laporan untuk semakan UPA dan JKPAK. Peringatan dalam cadangan sistem perlu ditetapkan mengikut pekeliling serta skop kes yang sah.
